داشبورد Power BI برای مدیر مالی: سود و زیان، جریان نقدینگی و سرمایه در گردش
یک داشبورد مالی کامل از چه صفحه‌هایی تشکیل میشود، هر صفحه به کدام سؤال مدیر مالی جواب می‌دهد و شاخص‌هایش در Power BI چطور ساخته میشوند.
- نویسنده:
- مالک شبانی
- تاریخ انتشار:
- زمان مطالعه:
- ۶ دقیقه
مدیر مالی بیشترین داده را در شرکت در اختیار دارد و در عین حال، معمولاً بیشترین وقتش صرف آماده کردن گزارش میشود، نه تحلیل. تراز آزمایشی از نرم‌افزار حسابداری بیرون می‌آید، در اکسل مرتب میشود، با گزارش فروش تطبیق داده میشود و تا گزارش سود و زیان مدیریتی به دست مدیرعامل برسد، چند هفته از پایان ماه گذشته است.
داشبورد Power BI برای مدیر مالی این چرخه را کوتاه می‌کند: داده یک بار از نرم‌افزار حسابداری خوانده میشود، محاسبه‌ها یک بار تعریف میشوند و هر ماه، یا حتی هر روز، گزارش آماده است. در این مقاله سه صفحه‌ی اصلی این داشبورد یعنی سود و زیان، جریان نقدینگی و سرمایه در گردش را توضیح می‌دهم، شاخص‌های هر صفحه را با فرمول می‌آورم و مسیر ساخت آن را مرور می‌کنم.
داشبورد مالی به چه سؤال‌هایی جواب می‌دهد؟
قبل از ساختن هر نمودار، سؤال‌هایی را بنویسید که مدیر مالی و مدیرعامل هر ماه می‌پرسند. داشبورد مالی خوب دقیقاً برای جواب دادن به همین سؤال‌ها طراحی میشود:
- سود این ماه نسبت به بودجه و سال قبل چقدر است و چرا تغییر کرده؟
- کدام محصول، مشتری یا شعبه بیشترین سود و کدام زیان می‌دهد؟
- در چهار تا سیزده هفته‌ی آینده کسری نقد داریم یا نه؟
- چقدر پول در مطالبات و موجودی خوابیده و چند روز طول می‌کشد تا به نقد تبدیل شود؟
- کدام هزینه‌ها سریع‌تر از فروش رشد می‌کنند؟
صفحه‌ی اول: سود و زیان مدیریتی
صورت سود و زیان رسمی برای حسابرس و سازمان امور مالیاتی تهیه میشود؛ سود و زیان مدیریتی برای تصمیم. تفاوت اصلی در ساختار است: حساب‌های دفتر کل به سرفصل‌های مدیریتی نگاشت میشوند (مثلاً همه‌ی هزینه‌های انرژی کارخانه زیر یک سرفصل) و سود در چند لایه نشان داده میشود: سود ناخالص، حاشیه‌ی مشارکت، سود عملیاتی و سود خالص.
در Power BI این صفحه معمولاً یک جدول ماتریسی با سرفصل‌ها در سطرها و ماه‌ها در ستون‌هاست، به‌علاوه‌ی کارت‌های شاخص در بالا و یک نمودار آبشاری (waterfall) که نشان می‌دهد سود از ماه قبل تا این ماه به‌خاطر کدام اجزا تغییر کرده است. کلیک روی هر سرفصل، جزئیات حسابها و حتی اسناد مربوط را نشان می‌دهد.
- حاشیه‌ی سود ناخالص = (فروش خالص − بهای تمام‌شده‌ی کالای فروش‌رفته) ÷ فروش خالص
- حاشیه‌ی سود عملیاتی = سود عملیاتی ÷ فروش خالص
- نسبت هزینه‌های عمومی و اداری به فروش
- انحراف از بودجه به تفکیک سرفصل
برای اینکه سود هر محصول و هر مشتری قابل اعتماد باشد، بهای تمام‌شده باید درست محاسبه شده باشد. روش‌ها را با مثال عددی در مقاله‌ی محاسبه بهای تمام‌شده محصول تولیدی توضیح داده‌ام.
صفحه‌ی دوم: جریان نقدینگی و پیشبینی ۱۳ هفتهای
سود روی کاغذ است؛ نقد در حساب بانکی. بسیاری از شرکت‌های سودآور به‌خاطر کمبود نقدینگی دچار مشکل میشوند. صفحه‌ی جریان نقدینگی دو بخش دارد: گذشته (ورود و خروج واقعی نقد به تفکیک عملیاتی، سرمایه‌گذاری و تأمین مالی) و آینده (پیشبینی هفته‌به‌هفته).
پیشبینی ۱۳ هفتهای از سه منبع ساخته میشود: دریافت‌های قطعی (چک‌های دریافتی و سررسید مطالبات)، پرداخت‌های قطعی (چک‌های پرداختی، اقساط وام، حقوق و مالیات) و برآوردها (فروش نقدی و خریدهای پیش‌بینی‌شده بر پایهی روند). نتیجه نموداری است که مانده‌ی نقد هر هفته را نشان می‌دهد و هفته‌هایی که زیر حداقل مانده‌ی مجاز می‌روند، قرمز میشوند. این‌طور کسری نقد را هفته‌ها زودتر می‌بینید و فرصت دارید برای تمدید، وصول زودتر یا تأمین مالی برنامه بریزید.
صفحه‌ی سوم: سرمایه در گردش و چرخه‌ی تبدیل وجه نقد
سرمایه در گردش نشان می‌دهد چقدر پول در عملیات روزمره درگیر است. سه شاخص اصلی این صفحه، با هم چرخه‌ی تبدیل وجه نقد را می‌سازند:
| شاخص | فرمول | معنا |
|---|---|---|
| دوره‌ی وصول مطالبات (DSO) | میانگین مطالبات تجاری ÷ فروش نسیه × تعداد روزهای دوره | چند روز طول می‌کشد پول فروش وصول شود |
| دوره‌ی گردش موجودی (DIO) | میانگین موجودی ÷ بهای تمام‌شده‌ی کالای فروش‌رفته × تعداد روزها | کالا چند روز در انبار می‌ماند |
| دوره‌ی پرداخت بدهی (DPO) | میانگین حساب‌های پرداختنی ÷ خرید × تعداد روزها | چند روز بعد از خرید، پولش را می‌پردازیم |
| چرخه‌ی تبدیل وجه نقد (CCC) | DSO + DIO − DPO | هر ریال چند روز در عملیات می‌چرخد تا برگردد |
فرض کنید فروش سالانه‌ی شرکتی ۳۶۵ میلیارد ریال، یعنی روزی یک میلیارد باشد و چرخه‌ی تبدیل وجه نقد آن ۹۰ روز. اگر با پیگیری مطالبات و کاهش موجودی کم‌گردش این چرخه به ۷۰ روز برسد، حدود ۲۰ میلیارد ریال نقد آزاد میشود، بدون یک ریال وام. داشبورد این شاخص‌ها را به تفکیک مشتری، گروه کالا و انبار نشان می‌دهد تا معلوم شود این ۲۰ روز از کجا قابل کاهش است.
شاخص‌ها در Power BI چطور ساخته میشوند؟
در Power BI هر شاخص یک «سنجه» (measure) با زبان DAX است که یک بار تعریف میشود و در همه‌ی صفحه‌ها با هر فیلتری درست کار می‌کند. مثلاً فروش خالص جمع مبلغ فاکتورها منهای برگشت‌ها و تخفیف‌هاست، حاشیه‌ی سود ناخالص با تابع DIVIDE از تقسیم سود ناخالص بر فروش خالص به دست می‌آید و فروش دوره‌ی مشابه سال قبل با توابع هوش زمانی روی جدول تقویم محاسبه میشود. وقتی مدیر فیلتر شعبه یا محصول را عوض می‌کند، همه‌ی این سنجه‌ها خودکار برای همان انتخاب دوباره محاسبه میشوند.
یک نکته‌ی مهم برای شرکت‌های ایرانی، جدول تقویم شمسی است. توابع هوش زمانی آماده‌ی Power BI بر پایهی تقویم میلادی‌اند؛ برای ماه و سال مالی شمسی، جدول تقویم با ستون‌های سال، فصل و ماه شمسی ساخته میشود و مقایسه‌ها بر اساس همان ستون‌ها تعریف میشوند تا «اردیبهشت امسال در برابر اردیبهشت پارسال» درست حساب شود.
از نرم‌افزار حسابداری تا داشبورد: مراحل ساخت
- استخراج داده: دفتر کل، فاکتورهای فروش و خرید، دریافت و پرداخت و چکها از نرم‌افزار حسابداری یا ERP (خروجی اکسل یا اتصال مستقیم به پایگاه داده).
- نگاشت حسابها: هر حساب معین به سرفصل مدیریتی و مرکز هزینه‌ی خودش وصل میشود.
- تطبیق: جمع عددهای داشبورد با تراز آزمایشی و صورت‌های مالی رسمی مقایسه میشود تا اختلافی نماند.
- ساخت سنجه‌ها و صفحه‌ها: سود و زیان، نقدینگی، سرمایه در گردش و هزینه‌ها.
- به‌روزرسانی خودکار و آموزش: داشبورد طوری تنظیم میشود که با بستن هر ماه، خودش به‌روز شود.
مرحله‌ی تطبیق مهم‌ترین مرحله است. اگر مدیر مالی ببیند عدد داشبورد با دفاتر یکی نیست، دیگر به آن اعتماد نمی‌کند. اگر گزارش‌های فعلی شما در اکسل است، مقاله‌ی انتقال گزارش‌های اکسل به Power BI را هم ببینید.
جمع‌بندی
داشبورد Power BI برای مدیر مالی جایگزین حسابداری نیست؛ روی همان داده‌ها ساخته میشود و هدفش این است که وقت مدیر مالی از تهیه‌ی گزارش به تحلیل و تصمیم منتقل شود. سه صفحه‌ی سود و زیان، نقدینگی و سرمایه در گردش، پایهی کار است و بعد میشود صفحه‌های بودجه، نسبت‌های مالی یا سودآوری مشتری را اضافه کرد. یک نمونه‌ی تعاملی از داشبورد مدیر مالی را ببینید و برای جزئیات خدمت به صفحه‌ی داشبورد مالی و نقدینگی بروید. اگر داشبورد مالی بخشی از یک داشبورد کلی‌تر برای مدیرعامل است، داشبورد مدیریتی چیست را هم بخوانید.
پرسش‌های متداول
داشبورد مالی Power BI به کدام نرمافزارهای حسابداری وصل میشود؟
به هر نرمافزاری که خروجی اکسل یا CSV یا دسترسی به پایگاه داده بدهد. بیشتر نرمافزارهای حسابداری و ERPهای رایج، از جمله راهکاران و SAP Business One، این امکان را دارند.
آیا دادههای مالی در Power BI امن است؟
بله، اگر درست تنظیم شود. فایل میتواند فقط روی سیستمهای داخلی شرکت بماند و در صورت انتشار، با سطح دسترسی تعیین میشود هر کاربر کدام بخش داده را ببیند.
پیشبینی نقدینگی ۱۳ هفتهای چقدر دقیق است؟
هفتههای نزدیک چون بر پایهی چکها و تعهدات قطعیاند، معمولاً دقیقاند. هفتههای دورتر برآوردیاند و هر هفته با دادهی واقعی اصلاح میشوند.
ساخت داشبورد مالی چقدر زمان میبرد؟
معمولاً چهار تا هشت هفته، که بیشترش صرف نگاشت حسابها و تطبیق عددها با دفاتر میشود.