انتقال گزارش‌های اکسل به Power BI: چرا و چگونه

چرا شرکت‌ها از اکسل به Power BI می‌روند؟

مشکل معمولاً خود اکسل نیست؛ شیوه‌ای است که با آن گزارش ساخته می‌شود. هر ماه یک کارشناس خروجی نرم‌افزار حسابداری یا فروش را می‌گیرد، چند ستون را حذف می‌کند، کدها را یکسان می‌کند، داده را در فایل اصلی می‌چسباند و جدول‌های محوری را به‌روز می‌کند. این کار چند روز وقت می‌گیرد، در هر مرحله احتمال خطا هست و اگر آن کارشناس مرخصی برود، گزارش آماده نمی‌شود.

• تهیه‌ی گزارش ماهانه چند روز کاری طول می‌کشد.
• عددهای دو گزارش از یک موضوع با هم نمی‌خواند.
• فایل آن‌قدر سنگین شده که باز کردنش چند دقیقه طول می‌کشد یا بسته می‌شود.
• نسخه‌های مختلف یک فایل با ایمیل و پیام‌رسان دست‌به‌دست می‌شود.
• مدیر برای هر سؤال تازه باید منتظر گزارش جدید بماند.

اگر دو یا چند مورد از این نشانه‌ها در شرکت شما هست، وقت آن است که به خودکار کردن گزارش‌ها فکر کنید.

مقایسه‌ی اکسل و Power BI

Power BI جایگزین همه‌ی کاربردهای اکسل نیست. این دو ابزار برای کارهای متفاوتی ساخته شده‌اند و در بیشتر شرکت‌ها کنار هم استفاده می‌شوند:

قاعده‌ی کلی: گزارش‌های تکراری که چند نفر باید ببینند، به Power BI؛ تحلیل‌های موردی، بودجه‌ریزی و محاسبه‌ی سناریو، در اکسل. خبر خوب این است که Power BI می‌تواند داده‌ی خود را به اکسل هم بدهد، پس کاربران اکسل چیزی از دست نمی‌دهند.

نقشه‌ی راه انتقال در هفت مرحله

این ترتیبی است که در پروژه‌های انتقال دنبال می‌کنم و تا امروز کمترین دردسر را داشته است:

• فهرست گزارش‌ها: همه‌ی گزارش‌های فعلی، مصرف‌کننده‌ی هر کدام، دفعات تهیه و زمانی که می‌برد را بنویسید.
• اولویت‌بندی: گزارشی را اول منتقل کنید که هم بیشترین وقت را می‌گیرد و هم بیشترین مخاطب را دارد؛ معمولاً گزارش فروش یا سود و زیان ماهانه.
• پیدا کردن منبع اصلی: برای هر عدد مشخص کنید از کدام سیستم می‌آید. هدف این است که Power BI مستقیم از منبع بخواند، نه از فایل اکسل میانی.
• پاک‌سازی با Power Query: کارهای دستی ماهانه (حذف ستون، یکسان‌سازی کد، ادغام فایل‌ها) به مراحل خودکار Power Query تبدیل می‌شوند.
• ساخت مدل داده: جدول‌های واقعیت و ابعاد جدا و به هم وصل می‌شوند و جدول تقویم شمسی ساخته می‌شود.
• بازنویسی فرمول‌ها با DAX: فرمول‌های اکسل به سنجه‌های DAX تبدیل می‌شوند که یک بار تعریف و همه‌جا استفاده می‌شوند.
• اجرای موازی و تطبیق: یکی دو دوره، گزارش قدیم و جدید کنار هم تهیه و عددهایشان تطبیق داده می‌شود. فقط بعد از اطمینان کامل، گزارش قدیم کنار گذاشته می‌شود.

Power Query؛ قلب خودکار شدن

Power Query ابزاری است که هم در اکسل و هم در Power BI وجود دارد و مراحل خواندن و آماده‌سازی داده را ضبط می‌کند. فرض کنید هر ماه دوازده فایل فروش از دوازده شعبه می‌رسد. با Power Query یک بار تعریف می‌کنید «همه‌ی فایل‌های این پوشه را بخوان، ستون‌های اضافه را حذف کن، نام شعبه را از نام فایل بردار، کد کالاها را با جدول اصلی یکسان کن و همه را زیر هم بگذار». از آن به بعد، کافی است فایل‌های ماه جدید را در پوشه بگذارید و دکمه‌ی به‌روزرسانی را بزنید.

نکته‌ی مهم این است که Power Query فقط وقتی پایدار کار می‌کند که ساختار فایل‌های ورودی ثابت باشد. اگر نام ستون‌ها هر ماه عوض شود، به‌روزرسانی خطا می‌دهد. به همین دلیل، بخشی از هر پروژه‌ی انتقال، طراحی یک قالب ثابت برای ورود داده است.

از فرمول اکسل به سنجه‌ی DAX

در اکسل، فرمول در سلول نوشته می‌شود و برای هر ردیف یا هر جدول تکرار می‌شود. در Power BI، سنجه یک بار تعریف می‌شود و با هر فیلتری که کاربر انتخاب کند، خودش دوباره محاسبه می‌شود. مثلاً به‌جای ده فرمول SUMIFS برای فروش هر منطقه، یک سنجه‌ی «فروش خالص» تعریف می‌شود و وقتی کاربر منطقه، محصول یا ماه را انتخاب می‌کند، همان سنجه عدد درست را نشان می‌دهد.

این تفاوت فقط فنی نیست. وقتی هر شاخص یک تعریف واحد داشته باشد، دیگر بحث «عدد کدام گزارش درست است» پیش نمی‌آید. به همین دلیل، تعریف مکتوب شاخص‌ها یکی از خروجی‌های اصلی هر پروژه است؛ همان کاری که در مقاله‌ی داشبورد مدیریتی چیست برای شاخص‌های مدیریتی توضیح داده‌ام.

اشتباه‌های رایج در انتقال

• کپی کردن ظاهر گزارش اکسل در Power BI به‌جای بازطراحی بر اساس سؤال‌های مدیر.
• خواندن داده از فایل‌های اکسل میانی به‌جای منبع اصلی؛ کار دستی فقط جابه‌جا می‌شود.
• حذف گزارش قدیم قبل از تطبیق کامل عددها؛ اولین اختلاف، اعتماد را از بین می‌برد.
• نادیده گرفتن آموزش: اگر کاربران ندانند چطور فیلتر کنند و به جزئیات بروند، باز همان گزارش اکسل را می‌خواهند.
• انتقال همه‌ی گزارش‌ها با هم: پروژه طولانی می‌شود و نتیجه‌ای دیده نمی‌شود. با یک گزارش شروع کنید.

بعد از انتقال چه به دست می‌آید؟

در پروژه‌هایی که انجام داده‌ام، گزارشی که چند روز کاری وقت می‌گرفت به چند دقیقه رسیده است. اما مهم‌تر از صرفه‌جویی در زمان، دو چیز است: اول، کارشناسی که وقتش صرف کپی‌وپیست می‌شد، حالا وقت تحلیل دارد. دوم، مدیر برای هر سؤال تازه منتظر گزارش جدید نمی‌ماند و خودش با چند کلیک جواب را پیدا می‌کند.

وقتی گزارش‌های اصلی در Power BI است، ساختن داشبورد مالی برای مدیر مالی یا داشبورد توقفات تولید روی همان مدل داده، قدم بعدی طبیعی است. جزئیات خدمت انتقال و خودکار کردن گزارش‌ها را در صفحه‌ی اتوماسیون گزارش‌های اکسل و خدمات کلی‌تر را در طراحی داشبورد Power BI آورده‌ام.

پرسش‌های متداول